Intranet od dawna pomaga pracownikom w wypełnianiu obowiązków, ułatwiając im wymianę wewnętrznych informacji bez konieczności opuszczania stanowiska pracy. Z poziomu poczty elektronicznej można zarządzać kalendarzem, kontaktami i codziennymi zadaniami. Narzędzia do komunikacji i współpracy w czasie rzeczywistym ułatwiają organizację spotkań, chatów i zespołową pracę nad dokumentami. Inne umożliwiają analizę danych i usprawniają raportowanie. Dzięki chmurze do Intranetu można dostać się z dowolnego miejsca i urządzenia, co szczególnie przydaje się w pracy zdalnej i mobilnej. Na dodatek Intranet posiada już zaawansowane funkcje zabezpieczające dane i zapewnia, że w procesie komunikacji wewnętrznej nie dochodzi do naruszenia zgodność z regulacjami prawnymi. Niestety nie wszyscy pracownicy nadążają za tym technologicznym postępem.
– Szeregowym pracownikom coraz trudniej jest korzystać z zaawansowanych narzędzi intranetowych, przez co często znajdują się poza obiegiem oficjalnych informacji wewnętrznych – mówi Marcin Wojciechowski, lider M365 Competence Center Avenga w Polsce i przekonuje, że można temu zaradzić przy pomocy… technologii.
Poszerzanie Intranetu
Prawie połowa firm na świecie prowadzi komunikację wewnętrzną na platformie Microsoft 365, która integruje różne narzędzia i usługi, przydatne w codziennej pracy. Dlatego krakowscy eksperci z firmy Avenga, szukając rozwiązań odpowiednich dla wszystkich pracowników, postanowili zacząć od rozszerzenia atutów środowiska Microsoft 365.
Punktem wyjścia było przeanalizowanie doświadczeń użytkowników i stworzenie nowego, znacznie prostszego interfejsu. – Każde przewinięcie, kliknięcie i interakcja pracownika z Intranetem powinny być świadectwem wydajności i idealnych warunków pracy – uważa Marcin Wojciechowski.
Od prezesa po woźnego wszyscy pracownicy korzystają z tego samego interfejsu, ale dzięki sztucznej inteligencji nie wszyscy dostają takie same informacje. Każdy pracownik widzi na ekranie tylko to, co go interesuje i czego może potrzebować w codziennej pracy. Jeśli coś jest ważne w jego pracy, to dowie się o tym ze swojej strony startowej Intranetu nawet wtedy, gdy nie czyta maili.
Włączenie wszystkich pracowników w proces komunikacji w czasie rzeczywistym jest możliwe dzięki wykorzystaniu koncepcji progresywnych aplikacji internetowych (PWA). Rozwiązanie to łączy cechy tradycyjnych stron internetowych z funkcjonalnościami, które dotychczas były charakterystyczne dla aplikacji mobilnych. – Intuicyjność i szybkość działania progresywnych aplikacji internetowych sprawia, że użytkownicy są bardziej responsywni niezależnie od tego, czy korzystają z komputera, tabletu czy smartfona – twierdzi ekspert firmy Avenga.
Każdy jest wyjątkowy
W „inkluzywnym” Intranecie pracownik zachowuje dostęp do wszystkich narzędzi, funkcji i procesów biznesowych firmy. Zasadniczą zmianą jest prostota dostępu i jeszcze bardziej niż dotychczas spersonalizowany wybór treści. Wiadomości i aktualizacje są dostosowane do unikalnych ról, obowiązków i zainteresowań poszczególnych członków zespołu. Funkcjonalności SharePoint Target Audience i Home Site wykorzystuje się do spersonalizowanej komunikacji, która przestaje być jednokierunkową transmisją, a staje się czymś w rodzaju indywidualnej rozmowy.
Rdzeniem tej spersonalizowanej komunikacji jest SharePoint, przy pomocy którego tworzy się, organizuje i selekcjonuje treści. Pracownik w ogóle nie musi wchodzić „w skomplikowane korytarze” SharePointa, ponieważ wszystko czego potrzebuje pojawia się w aktualizacjach, powiadomieniach czy informacjach na stronie startowej Intranetu.
Intuicyjność, szybkość działania i dopasowanie do użytkownika widać też w intranetowej wyszukiwarce. E-maile, wiadomości zespołowe, dokumenty, osoby, wydarzenia z kalendarza i wiadomości – każdy element jest przeszukiwalny i natychmiast dostępny. Kreatory są dostosowane do każdego źródła wyszukiwania, filtrując i zawężając wyniki do tych najbardziej precyzyjnych. Dane nie muszą być w pełni ustrukturyzowane. Dla przykładu poszukiwane dokumenty mogą być filtrowane według typu, daty utworzenia, autora lub edytora, a współpracownika w firmie można szukać według stanowiska, działu lub imienia. Niepotrzebne są do tego nazwy dokumentów lub nazwiska współpracowników.
Cała firma zawsze pod ręką
Zintegrowanie funkcji zatwierdzania z różnych aplikacji intranetowych i automatyzacji zadań (usługa Microsoft Power Automate) sprawia, że z poziomu strony startowej pracownik może załatwić wszystko, co da się zrobić zdalnie. – Nie wiesz jak wnioskować o urlop lub komu przesłać fakturę, w ciągu kilku sekund dowiesz się o tym z Intranetu. Potrzebujesz akceptacji kosztów imprezy lub chcesz zmienić dostawcę, to też załatwisz przez Intranet. Proces musi być tylko zdefiniowany w M365, a tych procesów mogą być setki – wyjaśnia Marcin Wojciechowski.
Interfejs zintegrowanego Intranetu nie wymaga przełączania się między aplikacjami. Wszystkie ważne dla pracownika sprawy, jak np. zadania, akceptacje czy wnioski, są cały czas pod ręką. Tak skonstruowany Intranet redukuje nie tylko liczbę kliknięć, ale zapewnia też błyskawiczne ładowanie treści. Dzięki potężnym silnikom nawet pierwsze ładowanie strony liczy się w milisekundach. Na przykład rozmiar obrazów jest od razu optymalizowany pod kątem urządzenia, na którym mają być one wyświetlone. Czas ładowania wszystkich obrazów po optymalizacji jest równy czasowi ładowania największego z nich. Podstawą tej wydajności jest innowacyjny mechanizm wsadowy i inteligentny system pamięci podręcznej.
Przedstawione rozwiązania intranetowe działają również w środowiskach multicloudowych (np. Confluence i M365). – Rozszerzenie środowiska Microsoft 365 pomaga w propagowaniu wiedzy wśród pracowników, ponieważ jest ona wyświetlana przy okazji bieżącego zarządzania pracownikiem i może być powiązana z zadaniami, co zachęca do jej przyswajania – mówi Marcin Wojciechowski.
Kierunek innowacji
Do rozszerzenia środowiska Microsoft 365 wystarcza najtańsza licencja tej platformy. Zintegrowanie i usprawnienie komunikacji wewnętrznej przez Intranet nie wymaga żadnych dodatkowych narzędzi. W przypadku małych i średnich intranetów (od 50 do 800 osób) poszczególne komponenty podłącza się niemal od razu. Dodatkowe konfiguracje są potrzebne tylko w przypadku firm międzynarodowych, działających na rynkach objętych różnymi regulacjami prawnymi.
Już wkrótce rozszerzony Intranet może zostać wzbogacony o wyszukiwarkę, reagującą na polecenia w mowie naturalnej, np. „nad czym pracowałem dwa tygodnie temu?”. Trwają też prace nad wykorzystaniem generatywnej sztucznej inteligencji do np. podsumowywania wydarzeń firmie w czasie urlopu lub choroby pracownika albo do streszczania nagromadzonych artykułów.
– Przyszłością komunikacji wewnętrznej jest zintegrowane, spersonalizowane, inteligentne i innowacyjne podejście do wspierania pracowników we wspólnym osiąganiu celów organizacyjnych. Kluczowe znaczenie będzie mieć wykorzystanie technologii, danych i zaawansowanych metod komunikacji w sposób użyteczny dla wszystkich pracowników – podsumowuje Marcin Wojciechowski.
